docuvita Eigenschaften schneller ausfüllen

Das ganze docuvita-Team arbeitet kontinuierlich daran Ihnen die Arbeit mit Ihrem docuvita DMS noch weiter zu erleichtern. Wir freuen uns daher sehr, Ihnen zwei neue Funktionen vorzustellen - den ClickProfiler und das Lookup Plugin. Diese Tools helfen Ihnen die Eigenschaften (Metadaten) Ihres Dokuments schneller zu befüllen. 

ClickProfiler

Der ClickProfiler ermöglicht Ihnen bspw. bei pdf-Dateien die Belegeigenschaften mit einem Klick direkt aus dem Dokument zu übernehmen. 

Dazu klicken Sie in den Objekteigenschaften (hier: mittlere Spalte) in ein noch zu befüllendes Feld bspw. Belegnummer und klicken anschließend mit der Maus auf die Stelle im Dokument, an der sich die Eigenschaft befindet. Sie müssen den Text an der Stelle dabei in der Regel nicht markieren, der ClickProfiler erkennt dies in den meisten Fällen automatisch. 

Schritt 1

In das Eigenschaftsfeld klicken, welches als nächstes befüllt werden soll. 

Schritt 2

Den Mauszeiger auf die Information setzen, die in das vorher ausgewählte Feld geschrieben werden soll. Mit einem Linksklick wird die Information übernommen. 

  • Schritt 1

    In das Eigenschaftsfeld klicken, welches als nächstes befüllt werden soll. 

  • Schritt 2

    Den Mauszeiger auf die Information setzen, die in das vorher ausgewählte Feld geschrieben werden soll. Mit einem Linksklick wird die Information übernommen. 

Nachdem Sie auf diese Weise alle Informationen übernommen haben, können Sie den Import Ihres Beleges wie gewohnt mit einem Klick auf "Ok" abschließen. 


Den ClickProfiler können Sie nicht nur beim Import eines Dokuments, sondern auch jederzeit bei Dokumenten, die bereits in docuvita archiviert sind, nutzen. Wählen Sie das Dokument in docuvita aus, öffnen Sie die Vorschau mit Doppelklick und wählen Sie in den Objekteigenschaften (rechte Spalte) den Reiter "Eigenschaften" aus. Nun können Sie den ClickProfiler wie oben beschrieben verwenden. 

Der ClickProfiler ist seit der Version 19.3 im Standardumfang Ihres docuvita-Systems bereits enthalten. 

Anwendungshinweise:

  • Gescannte Dokumente können Sie erst nach dem Import verschlagworten, da die Volltexterkennung ca. 2 - 3 Minuten benötigt, um das Dokument zu verarbeiten. 
  • Im docuvita.WinClient kann der ClickProfiler bei bereits importierten Dokumenten nicht eingesetzt werden. Direkt beim Import ist dies aber problemlos möglich. 
  • Darüber hinaus kann der ClickProfiler im WinClient sowie im WebClient ebenfalls innerhalb von Workflows eingesetzt werden

Lookup Plugin

Das Lookup Plugin kann Daten entweder aus externen Datenquellen oder aus docuvita Objekten (bspw. Lieferantenakten) automatisch in die Eigenschaften eines Dokuments übernehmen. 

Im folgenden Beispiel wurde ein Lieferschein ausgewählt. Wenn Sie nun in eines der Felder unter "Lieferant" klicken, dann öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine Auswahl der hinterlegten Daten für dieses Auswahlfeld bekommen. Wir haben das Feld "Lieferantenname" ausgewählt und in dieses den Suchbegriff "docuvita" eingegeben. Anschließend erscheinen alle Firmen, die mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen. Die gleiche Vorgehensweise ist auch in allen anderen Feldern im Segment "Lieferant" möglich.  


Nach einem Klick auf den entsprechenden Eintrag werden alle Felder des Lieferanten automatisch befüllt. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit neben dem Lieferanten sind beispielsweise Kostenstellen. Auch innerhalb von Workflows lässt sich das Lookup Plugin optimal einsetzen, um beispielsweise eingehende Dokumente per praktischem Dropdown-Menü der entsprechenden Akte zuzuordnen. 

Bei Fragen zu den vorgestellten Tools können Sie uns gerne kontaktieren. Wenn Sie das Lookup Plugin in Ihrem Betrieb einsetzen möchten, dann können Sie ebenfalls gerne auf uns zukommen. 

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