ExpiryChecker

Mit dem Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union im Mai 2018 ist die Diskussion um Aufbewahrungs- und Löschpflichten der Unternehmen wieder in vollem Gange. Sofern für personenbezogene Daten keine Aufbewahrungspflichten bzgl. der gültigen Rechtsnormen bestehen und der Zweck der Aufbewahrung entfallen ist, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden.

Ein branchenunabhängiges Beispiel für diese Löschpflicht sind Bewerbungen. Sofern die Bewerbung nicht zu einer Einstellung im Unternehmen führte und der Bewerbungsprozess beendet wurde, ist der Zweck der Speicherung für die Bewerbungsunterlagen entfallen. Das heißt, dass alle personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung sicher gelöscht werden müssen. Das ist eines der Anwendungsgebiete, bei dem der ExpiryChecker eingesetzt werden kann. Der ExpiryChecker überprüft in regelmäßigen Intervallen das Standardfeld „Gültig bis:“. In Abhängigkeit von dieser Prüfung können folgende Aktionen automatisch durchgeführt werden.


verfügbar für on-premise
verfügbar für online
  • Schreiben von Objekteigenschaften, z.B. „abgelaufen“, „ungültig“ etc. 
  • In Kombination mit vordefinierten Zugriffsregeln können auch Zugriffsberechtigungen automatisch angepasst werden. 
    Beispiel: Steuerung der Sichtbarkeit von gültigen Betriebsanweisungen für definierte Benutzer(-gruppen)
  • Aufbringen eines Wasserzeichens / Stempels auf jeder Dokumentenseite 
  • Setzer der Löschmarkierung mit dem Löschgrund „abgelaufen“
  • Start eines Workflows

Wie können wir nun in unserem konkreten Anwendungsfall der Bewerbungsunterlagen die rechtskonforme und rechtzeitige Löschung sicherstellen?

Beim Eintreffen der Bewerbungsunterlagen an die Mailadresse bewerbung@firma.de kann bspw. ein Workflow in den Bewerbungsunterlagen automatisch ein „Gültig bis:“ – Datum hinterlegen. Dieses Datum ist abhängig von der durchschnittlichen Dauer des Bearbeitungsprozess für eine Bewerbung (bspw. 8 Wochen). Nach Ablauf der gesetzten Frist wird das Dokument dann vom ExpiryChecker mit einer Löschmarkierung versehen. Mit dem nächsten sogenannten Löschlauf in docuvita wird das Dokument dann endgültig gelöscht. 


Weitere Anwendungsmöglichkeiten

  • Automatischer Start eines Wiedervorlage-Workflows für Verträge mit überwachter Kündigungsfrist (Setzen von Wasserzeichen bei abgelaufenen Verträgen)
  • Setzen der Löschmarkierung archivierter Mails nach Ablauf des Gültigkeitsdatums

Allgemein kann der ExpiryChecker die automatische Überwachung von beliebigen Datumsfeldern und das Auslösen definierter Aktionen leisten (bspw. Erinnerung, Start eines Workflows, Löschmarkierung). 

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