Ihr flexibles, mitwachsendes Dokumententmanagement

docuvita
Unlimited User

ab 25,- €/Mon.
inklusive Support

Sofort loslegen

  • Sichere Aufbewahrung kaufmännischer Dokumente und E-Mails
  • Automatisieren und Digitalisieren von Geschäftsprozessen
  • GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten und Belegen

docuvita auf einen Blick

Standardisiert

Die auf Industriestandards aufbauende, webbasierte Architektur skaliert mit Ihrem Geschäftserfolg.

Individuell

Durch weitgehende Konfigurierbarkeit passt sich docuvita Ihren Anforderungen und Wünschen an – nicht umgekehrt.

Effizient

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Abläufen steigern Sie mit docuvita die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse.

(Revisions-)Sicher

Ihre Daten sind durch die ausgklügelete Rechteverwaltung und starke Verschlüsselung optimal geschützt. docuvita eingnet sich für die revisionssichere Archivierung gem. GoBD (zertifiziert durch VOI/TÜV).

Flexibel

Schnittstellen schaffen die Möglichkeit der Verknüpfung mit und von Ihren datenführenden Anwendungen.

Unabhängig

Ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre Dokumente - komfortabel mit dem Windows Client und mit dem WebClient plattformunabhängig auf allen Endgeräten.

Dokumentenmanagement

Konsequent als Dokumentenmanagementsystem entwickelt, bietet Ihnen docuvita alle Funktionen, die zum aktiven Arbeiten mit Dokumenten und elektronischen Akten notwendig sind. Im Gegensatz zu herkömmlichen Archivsystemen, bei denen Dokumente normalerweise in einem oder mehreren Archiven liegen, werden in docuvita alle Dokumente in Akten oder Ordnerstrukturen abgelegt – ganz so, wie Sie es auch bisher von der Arbeit mit Aktenordnern oder der Sortierung von Dateien auf Ihrem Computer gewohnt sind. Dank der erprobten docuvita-Technologie spielt es dabei keine Rolle, ob Sie nur einige hundert oder gar zehntausende Akten führen wollen. In docuvita kann ein Dokument auch an mehreren Orten (Ordnern oder Akten) Verknüpfungen erhalten. Somit ist es möglich, z.B. die Lieferantenrechnung gleichzeitig beim Lieferanten und in der Projektakte abzulegen. Lästige Mehrfachablage und Kopieren von Papierdokumenten gehört damit definitiv der Vergangenheit an.

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Mehrfachablage und Kopieren von Dokumenten gehört der Vergangenheit an

Aber egal, wo Sie ein Dokument abgelegt haben, Sie finden es wieder: docuvita führt für Sie im Hintergrund ein „Inhaltsverzeichnis“ aller abgelegten Objekte, also Dokumente, E-Mails, Akten usw. Dieses Inhaltsverzeichnis – wir nennen es Volltextindex – basiert auf führenden Technologien und ermöglicht es Ihnen den gewünschten Inhalt im gesamten System in Sekundenschnelle über die Volltextsuche zu finden. Die Zeitersparnis hier ist enorm.

Wissensmanagement – docuvita ist Ihr Unternehmensgedächtnis

Sobald Sie ein Dokument in docuvita speichern, wird dieses automatisch durchsucht und der Inhalt im Volltextindex aufgenommen. Bei gescannten Dokumenten sorgt die integrierte optische Texterkennung (OCR) für hohe Erkennungsraten. Mussten Sie früher wissen, wo Sie ein Dokument abgelegt haben, um es zu finden – mit docuvita genügen Ihnen Stichworte, die im Text enthalten sind. Egal ob E-Mails, gescannte Eingangsrechnungen oder andere Schriftstücke – docuvita erinnert sich an alles. Selbstverständlich können Sie auch jedes Dokument mit eigenen Schlagworten versehen, sodass Sie beispielsweise gezielt nach einer Rechnungsnummer suchen können.

Teamwork – Share with anyone – anywhere

Dank der Web-Technologie von docuvita ist es einfach, bestimmte Informationen mit Kollegen oder auch Kunden zu teilen. So können Sie beispielsweise Ihren Kunden die Möglichkeit geben, Rechnungen und Lieferscheine direkt in docuvita jederzeit selbst abzurufen. Ihre Kollegen im Außendienst haben ebenso Zugriff auf die Kundenakten, wie Ihr Vertrieb – und das sogar gleichzeitig. Dokumente können direkt aus docuvita heraus bearbeitet werden. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version erzeugt, sodass alle Änderungen jederzeit nachvollzogen werden können. Die ausgefeilten Zugriffsrechte in docuvita sorgen dabei dafür, dass jeder nur das sieht, was auch für ihn bestimmt ist.


Elektronische Akten

Elektronischen Akten wird zu Recht ein enormes Einsparpotenzial für Unternehmen nachgesagt. Mit docuvita arbeiten Sie mühelos mit digitalen Kundenakten, Personalakten, Projektakten u.v.m.

Eine digitale Akte verwenden Sie dabei genauso, wie Sie es bisher von klassischen Papierakten gewohnt sind: Sie holen sich die Akte, legen sie auf Ihren Arbeitsplatz, suchen Informationen darin, oder legen dort neue Dokumente ab.

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Intuitives Arbeiten

Mit docuvita geht das sehr elegant und einfach: Das geht schon beim „Holen“ einer Akte los. Anstatt zum Regal zu laufen, um dort vielleicht sogar festzustellen, dass die gewünschte Akte gerade beim Kollegen ist, suchen Sie sich die Akte in docuvita einfach über Suchbegriffe oder blättern durch den Aktenbestand. Auf Knopfdruck liegt die Akte vor Ihnen und Sie können jederzeit neue Unterregister – sprich Ordner – oder neue Dokumente anlegen. Dabei können Dokumente nicht nur in einer Akte vorkommen. Eine einfache Verknüpfung, also ein „Link“ wie im Internet, auf ein Dokument und schon ist dieses in mehreren Akten vorhanden, obwohl das Original nur ein einziges Mal existiert.

Vorbereitete digitale Akten

Alle Akten in docuvita besitzen Merkmale, vergleichbar mit einer Art „Deckblatt“, auf dem wichtige Akteneigenschaften vermerkt sind. Im Falle einer Kundenakte sind das z.B. der Kundenname, Kundennummer, Adresse oder Telefonnummer. Personalakten führen Informationen zu Ihren Mitarbeitern mit, also Name, Anschrift, Versicherung, Urlaubsanspruch usw. Welche Informationen auf Ihrer Akte gespeichert werden, entscheiden Sie.

Die Vorteile digitaler Akten

  • Verfügbarkeit von jedem Ort aus (Stichwort: Webclient)
  • Verbesserte Sicherheit: Zugriffsschutz durch individuelle Berechtigungen. Auch der Inhalt kann selektiv über Berechtigungen einzelnen Personengruppen zugänglich gemacht werden. Papierakten können von jedem eingesehen werden, der an die Akte heran kommt.
  • Hohe Zeitersparnis: Schnelle Suche innerhalb einer Akte oder über den gesamten Aktenbestand
  • Schonung von Ressourcen: Kopien eines Dokumentes für mehrere Akten oder Ablageorte entfallen komplett

Revisionssichere Archivierung

„Revisionssicherheit“ – Ein Schlagwort, das einen beim Thema Archivierung nicht losläßt. Aber was bedeutet Revisionssicherheit eigentlich?

Die Revisionssicherheit eines Archivs misst sich in Deutschland insbesondere an den Anforderungen, Vorschriften und Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239,257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die seit Anfang 2015 gelten.

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Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben für die
Revisionssicherheit

Darüber hinaus existieren weitere steuer- und handelsrechtliche Vorgaben, die es zu beachten gilt. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis einer Verfahrensdokumentation ein. In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Warum revisionssichere Archivierung?

Die Einführung von elektronischen Prozessen für Archivierung und Dokumentenmanagement führt zu einer Beschleunigung der Geschäfts- und Unternehmensprozesse. Durch die verbesserte Informationsverarbeitung und durch kurze Recherchezeiten erhöht sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Geschäftspartnern, was oft auch zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Durch die Nachvollziehbarkeit steigt zudem die Qualität der Geschäftsprozesse und Fehler werden – nicht zuletzt durch das schnelle Auffinden von Informationen – reduziert.

Fehlerhafte Aufbewahrung birgt hohe Risiken

Aufgrund fehlerhafter Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen und der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschiften entstehen finanzielle Risiken z.B. durch Nachzahlungen von Steuern, oder durch Zwangsgelder bei der Verletzung von Mitwirkungspflichten.

Grundsätze für die revisionssichere Archivierung

Bei der Archivierung von elektronischen Daten und Dokumenten in digitaler Form sind die folgenden Grundsätze zu beachten:

  • Originär digitale Unterlagen (§ 146 Abs. 5 AO) müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden.
  • Originär digitale Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in gedruckter Form aufbewahrt werden (z.B. Ausdruck einer E-Mail-Rechnung).
  • Bei maschinell auswertbaren Unterlagen (z.B. ERP-Daten / Finanzbuchhaltung) ist die Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. ausschließlich als PDF-Datei) nicht ausreichend.
  • Alle Unterlagen müssen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist (6 bzw. 10 Jahre) maschinell aufbewahrt bzw. archiviert werden.

Vermeiden Sie unnötige Risiken

docuvita ist die Basis für Ihr revisionssicheres Archiv. Zahlreiche Funktionen helfen Ihnen, unnötige Risiken zu vermeiden:

  • Zeitnahe Digitalisierung durch vollautomatische Belegverarbeitung und integrierten Scan-Client sehr einfach möglich
  • Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
  • Versionierung aller Dokumente bei Veränderung
  • Berechtigungen und Zugriffsschutz
  • Schutz vor Löschen und Manipulation
  • Datensicherung
  • Elektronische Signatur und MD5 Checksummen

E-Mail-Archivierung

docuvita archiviert Ihre Mails vollautomatisch, ohne Benutzereingriff. Dies bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen.

E-Mails werden normalerweise nach dem Empfang des Mailservers in den Posteingangsordner des Empfängers übermittelt. Von dort wird die Mail im Mailprogramm bearbeitet und dann üblicherweise gelöscht oder in einen „Archivordner“ verschoben. Für ein Unternehmen ergeben sich daraus eine Reihe von Fragen:

  • Ist diese Art der E-Mail-Aufbewahrung revisionssicher – z.B. für Eingangsrechnungen?
  • Was passiert mit den Mails eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt?
  • Kann ich die E-Mail-Korrespondenz zentral zugänglich machen, z.B. in der Kunden-, oder Projektakte?
  • Können Mails mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen – etwa für abteilungsweiten Zugriff – versehen werden?
  • Genügt die Aufbewahrung auch gesetzlichen Vorschriften (Aufbewahrungsfristen, Unveränderlichkeit etc.)?

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Sichere Aufbewahrung von elektronischer Post

Die manuelle Archivierung von E-Mails durch Mitarbeiter ist generell als problematisch zu betrachten: Einerseits ist nicht sichergestellt, dass wirklich alle Mails, die archiviert werden müssen, tatsächlich auch archiviert wurden. Andererseits besteht bei einem solchen Verfahren meist auch die Möglichkeit der Manipulation der E-Mails, bevor diese in ein Archiv wandern. Daher ist diese Methode oft ungeeignet für steuerrelevante Mails wie z.B. Rechnungen.

Vollautomatische Archivierung und Ablage

docuvita nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab. Alle gesendeten und empfangenen Mails lassen sich direkt und vollautomatisch in docuvita archivieren – völlig ohne Benutzereingriff. Abhängig vom verwendeten Mailsystem ist sogar die automatische Zuordnung von archivierten Mails zu den jeweiligen Adressakten (Kunden, Lieferanten usw.) in docuvita möglich. Unsere erfahrenen Spezialisten beraten Sie hier gerne.

Die Vorteile im Einzelnen:

  • Zeitersparnis und Sicherheit durch vollautomatische Archivierung ohne Benutzereingriff
  • Zentrale Speicherung aller E-Mails unabhängig vom verwendeten Mailsystem
  • Keine Informationsinseln: E-Mails werden wie andere Dokumente in einem einheitlichen System archiviert
  • Unternehmensweite Recherchemöglichkeit über alle Postfächer – auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
  • Rechts- und revisionssichere Aufbewahrung steuerrelevanter E-Mails

AutoProfiler

Der AutoProfiler ist ein Zusatzmodul für docuvita, der die vollautomatische Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Dieses Modul kann beispielsweise Verzeichnisse überwachen und bei Eintreffen neuer Dokumente diese automatisch verschlagworten und archivieren.

Der AutoProfiler wird bei Ihnen lokal installiert und stellt auch eine einfache und sichere Möglichkeit dar bestehende Systeme in docuvita zu integrieren. Beispielsweise kann Ihr Warenwirtschaftssystem so vollautomatisch alle Ausgangsbelege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen an docuvita übergeben. Dabei ermöglicht es der AutoProfiler sogar alle Metadaten aus Ihrem System zu übernehmen und die Dokumente komplett zu verschlagworten und korrekt abzulegen. Belege wandern so in richtige Kundenakte.

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Wichtige Funktionen

  • Überwachung von Verzeichnissen und „Hot-Foldern“
  • Datenbankanbindung eigener In-House-Lösungen zur Dokumentverschlagwortung, Klassifikation und Ablage
  • E-Mailarchivierung direkt aus Mailservern wie z.B. Microsoft Exchange oder anderen IMAP-fähigen Systemen
  • XML-Schnittstelle / AutoProfiler
  • Stapelverarbeitungsbasiertes Input-Management
  • Erweiterbarkeit durch Script-Programmierschnittstellen

Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und anderer Software

docuvita unterstützt die Archivierung aus nahezu allen Warenwirtschaftssystemen. Zusätzlich sind hochspezialisierte Schnittstellen beispielsweise zu BüroWARE, WEBWARE, SAGE, Infor oder SelectLine erhältlich, um nur einige zu nennen.

Da das Schnittstellenkonzept von docuvita hochflexibel ist, existieren darüber hinaus bereits Schnittstellen zu einer Vielzahl von Softwareprodukten aus den Bereichen CRM, Buchhaltung, E-Mail-Server und kaufmännischer Software. Wir beraten Sie gerne und richten auch Ihr System passend ein.

Programmierschnittstelle

docuvita verfügt über eine API (Application Programming Interface), mit der Sie alle Funktionen direkt aus Ihrer Software steuern können. Als moderne Web-Applikation entwickelt, sind alle Funktionen direkt über Web-Services nutzbar. Dabei unterstützen wir viele Standards wie JSON, X-PROTOBUF, SOAP oder XML.

Weitere Informationen erhalten Sie gerne von unseren Spezialisten.

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